شیوه اعتراض به صورتحساب ثبت شده در سامانه مودیان یکی از پرسش‌های همیشگی مودیان است. به‌طور کلی سامانه مودیان با هدف ایجاد شفافیت و دقت در ثبت مبادلات مالیاتی طراحی شده است. با این حال، خطای انسانی یا سوءتفاهم در هر سیستمی ممکن است رخ دهد. اگر به عنوان خریدار یا فروشنده، متوجه شده‌اید که یک صورتحساب در سامانه مودیان به اشتباه ثبت شده است، دانستن نحوه اعتراض و پیگیری آن برای حفظ حقوق مالیاتی شما حیاتی است. این مقاله، راهنمای گام به گام نحوه اعتراض به صورتحساب ثبت شده در سامانه مودیان را برای هر دو طرف معامله ارائه می‌دهد.
چه زمانی برای اعتراض به صورتحساب ثبت شده در سامانه مودیان اقدام کنیم؟
موارد متعددی می‌تواند باعث نیاز به اعتراض یا اصلاح یک صورتحساب در سامانه مودیان شود:
- اشتباه در مبلغ: مبلغ خرید/فروش به اشتباه وارد شده است.
- اشتباه در تعداد/شرح کالا/خدمت: نوع یا مقدار کالا/خدمت به درستی قید نشده است.
- معامله انجام نشده: صورتحسابی صادر شده که معامله مربوط به آن هرگز صورت نگرفته است.
- اطلاعات هویتی نادرست: شناسه ملی، کد اقتصادی یا سایر اطلاعات خریدار/فروشنده اشتباه ثبت شده.
- فاکتور تکراری: صورتحسابی دوبار صادر و ثبت شده است.
فرآیند اعتراض به صورتحساب ثبت شده در سامانه مودیان
فرآیند اعتراض بسته به اینکه شما خریدار هستید یا فروشنده و نوع اشتباه، کمی متفاوت است:
الف) برای فروشنده (صادرکننده صورتحساب):
اگر به عنوان فروشنده (صادرکننده صورتحساب) متوجه اشتباه شدید، دو راهکار اصلی دارید:
- صدور صورتحساب اصلاحی:
- کاربرد: در صورتی که بخشی از اطلاعات صورتحساب اصلی اشتباه است اما اساس معامله صحیح بوده و نیاز به تغییر کلی نیست. (مثلا مبلغ، تعداد یا شرح کالا/خدمت)
- نحوه اقدام: باید یک صورتحساب جدید با عنوان «صورتحساب اصلاحی» صادر کنید. در این صورتحساب، باید به شماره صورتحساب اصلی که قصد اصلاح آن را دارید، ارجاع دهید و تنها فیلدهایی که نیاز به اصلاح دارند را با مقادیر صحیح وارد کنید. بنابراین به این طریق می‌توان اعتراض به صورتحساب های خود را پیش ببرید.
- نکته: سازمان امور مالیاتی تغییرات ایجاد شده توسط صورتحساب اصلاحی را با صورتحساب اصلی تطبیق می‌دهد.
- صدور صورتحساب ابطالی:
- کاربرد: در صورتی که صورتحساب اصلی کاملا اشتباه صادر شده (مثلا برای معامله‌ای که اصلا انجام نشده یا به خریدار اشتباه صادر شده است) و نیاز به لغو کامل آن باشد.
- نحوه اقدام: یک صورتحساب جدید با عنوان “صورتحساب ابطالی” صادر کنید و در آن به شماره صورتحساب اصلی که قصد ابطال آن را دارید، ارجاع دهید. این صورتحساب، سند اصلی را از اعتبار ساقط می‌کند.
- اهمیت: در صورتحساب‌های ابطالی باید دلیل ابطال به صورت شفاف ذکر شود.
ب) برای خریدار (دریافت‌کننده صورتحساب)
اگر به‌عنوان خریدار، صورتحسابی را در پنل کاربری خود در سامانه مودیان مشاهده کردید که با واقعیت معامله مطابقت ندارد، می‌توانید:
- اعتراض/عدم تأیید صورتحساب:
- مراحل:
- وارد پنل کاربری خود در سامانه مودیان شوید.
- صورتحساب مورد نظر را پیدا کنید.
- گزینه «اعتراض» یا «عدم تأیید» را انتخاب کنید.
- دلیل عدم تأیید خود را به صورت دقیق و مستند وارد کنید (مثلا “مبلغ اشتباه است، این کالا را دریافت نکرده‌ام و…)
- پیامد: با عدم تأیید شما، صورتحساب به وضعیت “در انتظار پاسخ فروشنده” در می‌آید و فروشنده باید ظرف مدت زمان مشخص (معمولاً ۳۰ روز) نسبت به اصلاح یا ابطال آن اقدام کند.
- نکته: اگر فروشنده ظرف مدت مقرر اقدام نکند، صورتحساب به صورت خودکار نامعتبر می‌شود و از چرخه مالیاتی خارج می‌شود.
- مراحل:
- مذاکره با فروشنده:
- بهتر است قبل از هر اقدام سیستمی، ابتدا با فروشنده تماس بگیرید و مشکل را به صورت مستقیم مطرح کنید. ممکن است اشتباه به راحتی توسط فروشنده اصلاح شود.
مهلت‌های قانونی برای اعتراض به صورتحساب ثبت شده در سامانه مودیان
- مهلت تأیید/عدم تأیید خریدار: خریدار معمولاً ۳۰ روز فرصت دارد تا صورتحساب را تأیید یا عدم تأیید کند.
- مهلت اصلاح/ابطال فروشنده: فروشنده نیز پس از اعتراض خریدار، ۳۰ روز فرصت دارد تا به آن رسیدگی کند.
- مستندسازی: همواره تمامی مکاتبات و مستندات مربوط به اعتراضات و اصلاحات را نگهداری کنید.
- مشاوره تخصصی: در صورت پیچیدگی موضوع یا عدم توافق با طرف مقابل، حتماً از مشاوره حسابداران و وکلای مالیاتی متخصص استفاده کنید تا بتوانید در زمان قانونی و به درستی برای اعتراض به صورتحساب ثبت شده در سامانه مودیان اقدام کنید.
برای آشنایی کامل با فرآیند صدور و ارسال صورتحساب‌ها و نقش آن‌ها در سامانه مودیان، به مقاله جامع ما: راهنمای جامع سامانه مودیان مراجعه کنید.
پرسش‌های متداول
- آیا می‌توان صورتحسابی که قبلا تأیید شده را اعتراض کرد؟
- خیر، صورتحساب‌های تأییدشده معمولاً قابل اعتراض مستقیم توسط خریدار نیستند و باید از طریق فروشنده (با صدور صورتحساب اصلاحی یا ابطالی) پیگیری شوند.
- اگر فروشنده به اعتراض من پاسخ ندهد چه می‌شود؟
- پس از مهلت مقرر (۳۰ روز)، صورتحساب به صورت خودکار نامعتبر تلقی شده و اعتبارات مالیاتی مربوط به آن برای خریدار قابل استفاده نخواهد بود.
- آیا برای هر نوع اشتباهی باید صورتحساب را ابطال کرد؟
- خیر، ابطال برای اشتباهات فاحش یا معاملات انجام نشده است. برای اشتباهات جزیی، صورتحساب اصلاحی کافی است.
